Documentar los procesos UX

El diseño UX o diseño de experiencia de usuario es una disciplina que se ocupa de crear productos y servicios que satisfagan las necesidades y expectativas de los usuarios. Para lograrlo, los diseñadores UX realizan diversas actividades de investigación, ideación, prototipado y evaluación que les permiten conocer a su público objetivo, generar soluciones creativas y validar sus propuestas.

Pero todo este trabajo no sirve de mucho si no se documenta adecuadamente. La documentación de los procesos UX es el conjunto de artefactos que recogen la información relevante sobre el proyecto, desde el planteamiento inicial hasta el resultado final, pasando por las diferentes fases y entregables. Estos documentos pueden tener diversos formatos y objetivos, como informes, mapas, diagramas, wireframes, mockups o guías de estilo.

¿Por qué es importante documentar los procesos UX?

Documentar los procesos UX tiene múltiples beneficios tanto para los diseñadores como para los clientes y los usuarios. A continuación se enumeran algunos de ellos:

Facilita la comunicación y la colaboración

• Mejora el entendimiento entre los miembros del equipo y con otras partes interesadas.
• Ayuda a transmitir la visión y el valor del proyecto a los potenciales inversores o patrocinadores.
• Promueve el feedback y la participación de los usuarios en el proceso de diseño.
• Evita malentendidos y confusiones que puedan afectar al desarrollo o la implementación del producto o servicio.
• Favorece la reutilización y la adaptación de los recursos y las soluciones generadas en otros proyectos similares.

Aporta rigor y calidad al trabajo

• Sustenta las decisiones de diseño con evidencias y argumentos basados en la investigación y la evaluación.
• Permite revisar y mejorar las propuestas a lo largo del proceso, detectando errores o áreas de mejora.
• Garantiza la coherencia y la consistencia del producto o servicio en todos sus aspectos y puntos de contacto.
• Asegura el cumplimiento de los requisitos, las especificaciones y los estándares de calidad establecidos.
• Facilita la medición y la evaluación del impacto y la satisfacción del producto o servicio en los usuarios.

Aumenta el valor y la rentabilidad del proyecto

• Ahorra tiempo y dinero al optimizar el proceso de diseño y evitar retrabajos o cambios innecesarios.
• Agrega valor diferencial al producto o servicio, destacando sus ventajas competitivas y su propuesta única de valor.
• Fomenta la innovación al impulsar la generación de ideas originales y disruptivas que resuelvan problemas reales.
• Crea confianza y credibilidad en el cliente, demostrando la profesionalidad y la calidad del trabajo realizado.
• Genera conocimiento y aprendizaje que pueden ser aprovechados en futuros proyectos o iniciativas.

¿Qué tipos de documentos se utilizan en los procesos UX?

No existe una única forma de documentar los procesos UX, sino que depende del tipo de proyecto, del contexto, del objetivo y del público al que se dirige. Sin embargo, se pueden identificar algunos tipos de documentos comunes que se suelen utilizar en las diferentes fases del proceso:

Fase de investigación

• Briefing: Es el documento inicial que recoge el planteamiento del proyecto, sus objetivos, alcance, limitaciones, presupuesto y tiempo estimado.
• Plan de investigación: Es el documento que detalla la metodología, las técnicas, las herramientas y los recursos que se van a emplear para recabar información sobre el problema, el contexto y los usuarios.
• Informe de investigación: Es el documento que recopila y analiza los datos obtenidos en la fase de investigación, extrayendo los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones más relevantes.
• Personas: Son representaciones ficticias de los usuarios típicos o potenciales del producto o servicio, basadas en datos reales. Incluyen información demográfica, conductual, motivacional y emocional, así como sus necesidades, objetivos y frustraciones.
• Mapa de empatía: Es una herramienta visual que ayuda a comprender mejor a los usuarios, identificando lo que piensan, sienten, ven, escuchan, dicen y hacen en relación al problema o al producto o servicio.

Fase de ideación

• Mapa de experiencia: Es una representación gráfica del recorrido que realiza el usuario al interactuar con el producto o servicio, mostrando sus acciones, pensamientos y emociones en cada etapa o punto de contacto.
• Mapa de flujo: Es un diagrama que muestra la secuencia de pasos o tareas que realiza el usuario para cumplir un objetivo específico con el producto o servicio.
• Bocetos: Son dibujos rápidos y sencillos que plasman las ideas generadas en la fase de ideación, sin entrar en detalles ni preocuparse por la estética.
• Wireframes: Son esquemas que muestran la estructura y el contenido de las pantallas o interfaces del producto o servicio, sin incluir elementos gráficos ni colores.
• Moodboards: Son paneles que recogen imágenes, textos, colores y otros elementos que inspiran el estilo visual y emocional del producto o servicio.

Fase de prototipado

• Prototipos: Son versiones preliminares y simplificadas del producto o servicio que se crean para probar su funcionamiento y su usabilidad con los usuarios. Pueden tener distintos niveles de fidelidad, desde prototipos de papel hasta prototipos interactivos.
• Mockups: Son maquetas que muestran el aspecto final del producto o servicio, incluyendo los elementos gráficos, los colores y las tipografías. Se utilizan para validar el diseño visual y la identidad de marca.
• Análisis heurístico: Es una técnica de evaluación que consiste en revisar el producto o servicio siguiendo una serie de principios o criterios de usabilidad establecidos.
• Test de usuario: Es una técnica de evaluación que consiste en observar y registrar cómo interactúan los usuarios reales con el producto o servicio, identificando sus dificultades, opiniones y sugerencias.
• Informe de evaluación: Es el documento que recoge los resultados y las conclusiones obtenidas en la fase de evaluación, así como las recomendaciones para mejorar el producto o servicio.

Fase de implementación

• Especificaciones técnicas: Son el conjunto de documentos que describen los requisitos funcionales y no funcionales del producto o servicio, así como las tecnologías y los recursos necesarios para su desarrollo e implementación.
• Código fuente: Es el conjunto de instrucciones escritas en un lenguaje de programación que definen el comportamiento y la lógica del producto o servicio.
• Guía de estilo: Es el documento que define las normas y los estándares visuales del producto o servicio, como los colores, las tipografías, los iconos, los botones o los espacios.
• Manual de usuario: Es el documento que explica cómo utilizar el producto o servicio, incluyendo las instrucciones, las funciones, los consejos y las preguntas frecuentes.
• Plan de lanzamiento: Es el documento que establece la estrategia, las acciones, los plazos y los responsables para dar a conocer el producto o servicio al mercado y a los usuarios.

¿Cómo se puede documentar los procesos UX de forma eficaz?

Documentar los procesos UX no es una tarea fácil ni rápida, sino que requiere de planificación, organización y criterio. A continuación se ofrecen algunos consejos para documentar los procesos UX de forma eficaz:

Adapta la documentación al contexto y al objetivo

• No existe una receta única para documentar los procesos UX, sino que depende del tipo de proyecto, del cliente, del equipo y de los usuarios. No es lo mismo documentar un proyecto interno que uno externo, ni uno pequeño que uno grande, ni uno simple que uno complejo.
• Define el propósito de cada documento antes de crearlo. ¿Para qué lo necesitas? ¿Qué quieres comunicar? ¿A quién va dirigido? ¿Qué nivel de detalle requiere? ¿Qué formato es el más adecuado?
• Ajusta la cantidad y la calidad de la documentación al tiempo y al presupuesto disponible. No te excedas ni te quedes corto. Busca el equilibrio entre lo necesario y lo suficiente.
• Sé flexible y adaptable a los cambios que puedan surgir en el proceso. La documentación no es algo estático ni definitivo, sino que debe ir evolucionando con el proyecto y reflejando su estado actual.

Organiza y estructura la información

• Crea un índice o una tabla de contenidos que muestre la estructura y el orden de los documentos que componen el proyecto. Así facilitarás la navegación y la búsqueda de la información.
• Utiliza un lenguaje claro y sencillo que sea comprensible para todos los destinatarios. Evita los tecnicismos, las abreviaturas o las jergas que puedan generar confusión o ambigüedad.
• Sigue una jerarquía lógica que vaya de lo general a lo específico, de lo más importante a lo menos importante, de lo más conocido a lo menos conocido. Utiliza títulos, subtítulos, listas y otros elementos que ayuden a organizar y resaltar la información.
• Aporta contexto y explicaciones que faciliten la comprensión y la interpretación de la información. No des nada por supuesto ni asumas que todo el mundo sabe lo mismo que tú. Añade introducciones, conclusiones, referencias o notas aclaratorias cuando sea necesario.

Aprovecha los recursos visuales

• Incluye imágenes, gráficos, diagramas u otros elementos visuales que complementen o sustituyan al texto cuando sea posible. Una imagen vale más que mil palabras.
• Cuida el diseño y la estética de los documentos para que sean atractivos y profesionales. Utiliza un estilo visual coherente y consistente en todos los documentos, siguiendo las normas de la identidad corporativa del proyecto o del cliente.
• Asegúrate de que los elementos visuales sean legibles y comprensibles. Utiliza un tamaño adecuado, unos colores contrastados, unas fuentes claras y unos espacios suficientes. Evita el exceso o la falta de información visual.
• Añade leyendas, títulos o etiquetas a los elementos visuales para identificarlos y describirlos. No esperes que sean autoexplicativos o evidentes.

Comparte y actualiza la documentación

• Utiliza herramientas digitales que te permitan crear, almacenar, gestionar y compartir la documentación de forma fácil y rápida. Existen muchas opciones disponibles, como Google Docs, Dropbox, Trello o InVision.
• Establece un sistema de versiones que te permita identificar y controlar los cambios que se producen en la documentación a lo largo del tiempo. Así evitarás confusiones o pérdidas de información.
• Comunica y difunde la documentación a todas las personas implicadas o interesadas en el proyecto. Solicita su opinión y su feedback para mejorarla o corregirla.
• Mantén la documentación actualizada y alineada con el estado del proyecto. Revisa y modifica los documentos cuando sea necesario para reflejar los cambios o las novedades que se produzcan.

¿Qué retos y dificultades se presentan al documentar los procesos UX?

A pesar de su importancia y sus beneficios, documentar los procesos UX no es una tarea sencilla ni exenta de desafíos y dificultades. Algunos de los más habituales son los siguientes:

Falta de tiempo o de recursos

• La documentación suele ser una de las actividades más descuidadas o relegadas en los proyectos UX, debido a la falta de tiempo o de recursos para realizarla adecuadamente.
• La documentación se percibe como una carga o una obligación, y no como una oportunidad o una ventaja. Se le da más prioridad a otras tareas que se consideran más importantes o urgentes.
• La documentación se realiza al final del proceso, y no de forma paralela o iterativa. Esto implica un mayor esfuerzo y una menor calidad de la documentación.
• La documentación se hace con prisas o sin criterio, lo que puede provocar errores, inconsistencias o lagunas en la información.

Falta de claridad o de consenso

• No existe una definición clara ni compartida de qué se debe documentar, cómo se debe documentar, cuándo se debe documentar y para quién se debe documentar.
• No hay una metodología ni unos estándares establecidos para la documentación de los procesos UX. Cada diseñador, equipo o cliente tiene sus propias preferencias o exigencias.
• No hay una coordinación ni una comunicación efectiva entre las personas implicadas en la documentación. Esto puede generar duplicidades, contradicciones o incoherencias en la información.
• No hay una validación ni una revisión periódica de la documentación. Esto puede provocar que la documentación quede obsoleta, incompleta o irrelevante.

Falta de utilidad o de valor

• La documentación no se adapta ni responde a las necesidades ni a las expectativas de los destinatarios. Se crea demasiada o demasiado poca documentación, o se utiliza un formato o un lenguaje inadecuado.
• La documentación no se utiliza ni se aprovecha como se debería. Se queda guardada en un cajón o en un disco duro, sin que nadie la consulte ni la actualice.
• La documentación no aporta valor añadido al proyecto ni al producto o servicio. Se limita a recoger información obvia o irrelevante, sin ofrecer insights, conclusiones o recomendaciones útiles.
• La documentación no refleja la calidad ni el valor del trabajo realizado. Se crea una mala imagen o una mala impresión del proyecto o del producto o servicio, o se pierde la oportunidad de destacar sus fortalezas o sus beneficios.

Conclusión

Documentar los procesos UX es una actividad fundamental para garantizar el éxito de los proyectos de diseño de experiencia de usuario. La documentación permite comunicar, validar y mejorar las propuestas de diseño, así como demostrar su valor y su calidad. Sin embargo, documentar los procesos UX no es una tarea fácil ni rápida, sino que requiere de planificación, organización y criterio. Para documentar los procesos UX de forma eficaz, se deben adaptar los documentos al contexto y al objetivo, organizar y estructurar la información, aprovechar los recursos visuales y compartir y actualizar la documentación. Asimismo, se pueden consultar algunos ejemplos de buena documentación de procesos UX para inspirarse y aprender de ellos.